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发布时间:2016-07-23 点击数: 字号: T | T


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根据2016年7月5日《千亿国际-qy88.vip千赢国际app-千亿国际qy.966【官方网站.vip】关于印发<千亿国际-qy88.vip千赢国际app-千亿国际qy.966【官方网站.vip】档案管理制度>的通知》(莆教〔2016〕52号)摘录
 
第一章  总则
  第一条  为加强全局档案的收集、归档、利用等管理工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案信息资源,充分发挥教育档案在教育工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)和《福建省档案条例》的有关规定,结合本局的实际情况,特制定本制度。
  第二条  千亿国际档案是指本局在各项工作中形成的、对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
  第三条  全局各职能部门在各项工作活动中形成的具有查考价值的文件资料,必须实行集中统一管理,按照归档范围和要求全部立卷归档。

第二章  档案管理机构及职责

  第四条  局成立档案综合管理工作领导小组,对全局档案工作实施统一监督管理,定期检查和研究解决档案工作中存在的问题。负责档案人员的聘任、培训、评比考核工作。
  第五条  局综合档案室由局办公室统一负责管理,其职责是:
  (一)贯彻执行国家、省、市档案工作方针、政策和法规,制定和修订本局档案工作管理办法;
  (二)指导监督各科室办、直属单位兼职档案人员做好文件材料的收集、整理和立卷归档工作;
  (三)负责全局文书档案的收集、整理、保管、利用;负责各科室、直属单位专门档案的移交及统一管理;负责综合档案室的日常管理工作;
  (四)认真贯彻执行国家的保密制度,做好全局档案的保密、安全工作;
  (五)组织开发档案信息资源,编制检索工具,做好档案的利用服务;
  (六)按照有关规定定期向市档案馆移交永久和30年保管期限的档案。
  第六条  局各科室办、直属单位应设兼职档案员,负责各自专门档案的收集、整理和立卷归档,并按规定时间和程序向局综合档案室移交。

第三章  文件材料的形成与归档

  第七条  凡是本局在各项工作中形成的具有保存价值的、应当立卷归档的文件材料,都必须按有关规定向本局综合档案室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
  第八条  文件材料归档范围是:
  (一)反映本局主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
  (二)本局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
  (三)本局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
  (四)其他对本局工作具有查考价值的文件材料。(详见附件)
  第九条  文件材料不归档范围是:
  (一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
  (二)本局文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
  (三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
  (四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
  第十条  文件材料的归档应按以下时间内完成:
  (一)文书档案和专门档案分别由局办公室和各科室办、单位兼职档案人员收集和整理,并于次年六月底移交局综合档案室。
  (二)科研项目由承担单位在成果鉴定两个月内移交局综合档案室归档。
  (三)本局组织召开的重要工作会议、专业性技术会议和学术会议的文件材料,应在会议结束后一个月内整理、立卷,并移交局综合档案室归档;代表本局参加会议带回的有参考价值的文件材料,返回后一周内须移交局档案室归档。
  第十一条  文件材料归档要求:
  (一)归档文件要完整、准确、系统,能够反映各项工作的真实情况;
  (二)归档文件用纸和字迹材料的要求
  1、归档文件必须为原件,复写的文件不能归档。
  2、传真纸不能归档,需复印成A4型纸,再归档保存。
  3、字迹材料用钢笔(黑蓝墨水)、碳素笔均可,不能使用纯蓝、红墨水和圆珠笔。
  (三)归档的文件材料,移交时须按目录清点核对,并履行签字手续。
  第十二条  文书档案的保管期限分为永久、30年和10年三种:
  (一)具有长远查考利用价值的档案按永久立卷;
  (二)在较长时间内具有查考利用价值的按30年立卷;
  (三)在一定时期内具有查考价值的按10年立卷。

第四章  档案保管

  第十三条  存放档案必须用专用柜架、并按照类别和案卷次序,自左向右,自上而下排列。
  第十四条  胶片、照片、录像、磁带、磁盘等特殊载体档案采用特制密封盒或专门的卷盒保存,并配备防磁化设施。
  第十五条  档案管理人员应定期(半年)进行库存档案清理核对和保管质量检查,及时进行清理,确保档案齐全。同时要不定期对档案库房防火、防盗、防尘、防潮、防水、防虫、防高温和防鼠等安全措施进行检查。
  第十六条  档案库房配备空调,温度设施,保持温度14—24℃,相对湿度45—60%的恒温、恒湿环境。

第五章  档案的销毁

  第十七条  档案保管期限的变化、密级的调整和销毁,经局长办公会议批准后执行。
  第十八条  销毁档案应指定两人以上负责监销,防止档案的遗失和泄密,监销人要在销毁清册上签字。
  第十九条  已经销毁的档案,要在案卷目录上注销。未经批准销毁的档案,严禁销毁。

第六章  档案利用及查阅

  第二十条  局档案室编制各种检索工具,开发档案信息资源,根据工作需要将已有的档案摘录汇编成不同类型的参考资料,为教育工作提供服务。
  第二十一条  本局档案主要供本局工作人员利用,外单位工作人员必须持有效证明并经局办公室主任批准才可查阅。
  第二十二条  本部门立卷的文书档案,可直接向档案室借阅。借阅其他部门立卷的档案,须经立卷部门负责人批准。
  第二十三条  借阅档案一般在档案室内查阅,需要借出时,必须办理登记手续。
  第二十四条  查阅档案时,不准圈划、勾点、污损、涂改、剪裁、抽换,更不准损坏、丢失,借阅人员要对档案的完整、安全和使用范围负责。
  第二十五条  查阅档案时,需要摘录、复印的需按密级批准权限,另行批准。经批准后摘录、复印后的档案材料要妥善保管,不得丢失或转借他人。
  第二十六条  借阅档案要及时归还,一般不得超过一个月。档案管理人员对归还的档案详细检查,确认无误后办理归还手续。如发现损坏、丢失等情况,应立即追查并报有关部门处理。

第七章  附则

  第二十七条  本制度自发布之日起实行。